Cechy

Kompleksowość

HIRO Tenants wspiera zarządzanie umowami najmu we wszystkich typach sieci detalicznych oraz usługowych, gdzie jedną z kluczowych pozycji kosztowych są koszty związane z najmem powierzchni komercyjnej
W aplikacji można zapisać oraz przetwarzać każdy parametr z podpisanych umów najmu jak np.:
- dowolne typu lokalizacji oraz jednostek najmu (np. sklep, magazyn, stoisko, banner reklamowy itd.)
- dowolne typy brandów najmujących powierzchnie
- dowolne typy zabezpieczeń
- dowolne stawki za:
  - czynsz podstawowy
  - obrotowy
  - koszty eksploatacyjne
  - media
  - dowolne schody czasowe, kwotowe i procentowe (dla czynszów obrotowych)
  - dowolne daty np. podpisania umowy, obowiązywania umowy, przekazania poszczególnych jednostek najmu, przedłużenia, wypowiedzenia, daty aneksów, wygaśnięcia zabezpieczeń, indeksacji, rocznego rozliczenia kosztów itd.

Wdrożenie

Wdrożenie aplikacji HIRO Tenants może być szybkie dzięki
- dobremu dopasowaniu funkcjonalności aplikacji do oczekiwań sieci zarządzających wieloma umowami najmu
- sprawdzonej metodologii wdrożenia
- intuicyjnemu sposobowi wprowadzania danych do aplikacji, w tym także zautomatyzowanemu procesowi ich importu

Raportowanie

Aplikacja HIRO Tenants zapewnia dostęp do kompleksowych raportów systemowych, umożliwiających przekrojową oraz szczegółową analizę działalności poszczególnych lokalizacji:
- Raporty dostępne bezpośrednio z dashboard’u managerskiego:
  - lokalizacje z najwyższymi i najniższymi kosztami najmu
  - lokalizacje z najwyższymi i najniższymi obrotami
  - lokalizacje z najwyższą i najniższą odwiedzalnością
  - wartość obrotów w czasie
  - wielkość odwiedzalności w czasie
  - wielkość wskaźnika OCR
- Standardowe raporty systemowe:
  - zestawienia właścicieli, zarządców, obiektów, brandów, jednostek najmu, umów najmu
  - zestawienie obrotów
  - zestawienie odwiedzalności
Wszystkie raporty są generowane do arkusza Excelowego, z odpowiednim formatowaniem dat i liczb
Istnieje także możliwość integracji aplikacji z narzędziem typu business intelligence (hurtownia danych) jak np. ZOHO Analitycs, umożliwiających szybkie tworzenie dowolnych raportów z danych zawartych w aplikacji”

Dostępność

Aplikacja HIRO Tenants jest w pełni dostępna przez zwykłą przeglądarkę internetową, dzięki czemu użytkownik może korzystać z niej z dowolnego miejsca poprzez dowolne urządzenie podłączone do Internetu

Integracje

Aplikacja Hiro Tenants może być zintegrowana z różnymi programami i systemami IT jak np.:
- finansowo-księgowymi
- liczenia klientów
- kasami fiskalnymi
- systemami typu OCR (do szybkiego wskanowywania do aplikacji dokumentów zakupu)

Funkcje

CRM

Planowanie kontaktów z dowolnymi kontrahentami
Ewidencja wykonanych kontaktów z kontrahentami
Kalendarz prezentujący w dowolnych przekrojach czasowych zarówno terminy i daty wynikające z umów najmu, jak i kontakty z kontrahentami (wykonane i planowane), w tym dotyczących negocjacji z przedstawicielami wynajmujących
Alerty o zaległych kontaktach, wydarzeniach
Historia kontaktów z kontrahentami
Automatyczne generowanie ofert, kontraktów z kontrahentami
Raportowanie analityczne prezentujące efektywność procesów komunikacji z kontrahentami, w tym z wynajmującymi

Dashboard Managerski

Prezentacja poszczególnych lokalizacji na Google maps wraz z elastycznym mechanizmem wyboru lokalizacji do prezentacji oraz podglądem kluczowych parametrów dla każdej z umów najmu
Prezentacja na osi czasu wybranych, kluczowych wydarzeń dla wybranych umów najmu
Raporty graficzne prezentujące przekrojowo kluczowe dane i informacje związane z umowami najmu

Elektroniczny obieg faktur

Elastyczne ustawienia poziomów finansowych do akceptacji faktur
Pro-aktywny system alertowania emailowego do osób akceptujących z możliwością blokady płatności w przypadku niezgodności z zapisami umów najmu
Integracją z efektywnym systemem OCR, umożliwiającym automatyczne, bardzo szybkie dodawanie do platformy wielu faktur zakupowych w krótkim okresie czasu

Procesy

Sprawdzanie poprawności wystawionych przez wynajmujących faktur za najem:
- za czynsz podstawowy
- za czynsz obrotowy
- za koszty eksploatacyjne
- z perspektywy poprawnego wystawcy faktury
- z perspektywy procesu indeksacji (czy przeprowadzona, czy poprawny wskaźnik)
Generowanie prognoz kosztów najmu
Podgląd scanu umowy najmu w wybranym obszarze:
- bezpośrednie powiązanie go z danymi i parametrami znajdującymi się na danym ekranie platformy HIRO Tenants
- możliwość dodawania własnych notatek bezpośrednio na scanie umowy najmu
- alertowanie dowolnych parametrów umów najmu
Przegląd historii kontaktów z przedstawicielami wynajmujących
Przegląd historii umów najmu – prezentacja zmian do pierwotnej umowy najmu wynikających z:
- podpisanych aneksów
- indeksacji
Automatyczne generowanie dowolnej treści korespondencji z wynajmującymi

Archiwum dokumentów

Wyszukiwanie kontekstowe, także w treściach załączonych do platformy dokumentów
Bezpośrednie łączenie parametrów wybranej umowy najmu z konkretnymi zapisami znajdującymi się na poszczególnych stronach zeskanowanej umowy, z możliwością dodawania własnych notatek bezpośrednio na tej umowie
Elastyczny mechanizm tworzenia drzewa katalogów

Raportowanie

Rejestry